その316 （会議資料などの）事前準備にこそ力を入れるべきだ！

生産性を向上させるためには、つくづくスピードが大事だと思う。

研修に行っている後輩の代打で、70人くらいが出席しているプロジェクト会議に２週連続で出席をしてきました。

実に無駄が多い。

拘束時間は２時間。

やり方によっては半分で済みます。

まず、形式的な報告が多すぎます。

報告している人もわかっているはずです。「そんなものは、一部の人たちにしか関係ありません。」

だいいいち、毎年、同じことやってます。

３〜４人で話し合いをして、あとは、他人の意見などきかずに、決定事項として「記載のとおり実施します。」と言い放って欲しいです。

もっというと、メールで内容を確認させるだけで十分です。

もちろん議論をしなければいけないこともあります。（70人も必要かは疑問ですが？）

それは、新しいこと、従来と違うことを実施するときです。

これは、時間をかけてもよいです。

しかし、大人数の会議の問題点は、なかなか発言をできる雰囲気にならないこと。

発言する人はいつも決まっていて、だったら、「その人たちだけで会議をしてくれ」と思うことも。

これは事務局が悪いです。

全体の会議の雰囲気が、一方的に報告を聞くだけの流れになっているときに、ポッと「議論をしてくれ」という課題を盛り込んでも、そりゃー、なかなか切り替えられませんわ。

事務局の腕の見せ所は、いかに「質問をさせる」かです。

そのためには、会議の中から「報告を聞くだけでよい」という空気を取り除くこと。

これには、段取りが重要です。

軽重をつけることです。

レジュメの段階で、今日の一番の課題がどれであるかをビジュアル的にわからせるような工夫も必要でしょう。

そして、進行にメリハリをつけること。

どうせ、その場に出ている人たちは、チームの代表でしかありません。

ということは「どうせ持ち帰り協議します」ということが多いはずです。

であれば、それを前提に「内容を確認のうえ、後日メールで回答をください」でよいはずです。

口頭で説明したいポイントを示したければ、資料を工夫してポイントを理解させればよいのです。

資料を作り人が１時間余計にかかったとしても、７０人×５分＝５時間５０分の時間を使っていると考えれば、どちらが効率が良いかは明白です。

さらに、性質が悪いのは、口頭で説明を受けたことは、持ち帰ったあとに、同じように口頭で説明をしてしまいがちだということです。

最初から、資料がわかりやすければ、どれだけよいことか・・

口頭で流暢に説明をして、「決まる」と、会議として成果があがったような錯覚に陥る。

しかし、スピードが全然でていない。

事前の準備にこそ、力を入れるべきである。

それこそが圧倒的なスピードを生むのだ。

そして、もうひとうプロジェクト系の会議での無駄は、参加チーム毎に同じような議事録を作成すること。

これは、本当にばかばかしい。

事務局の人、会議中、ぼーっとしていないで、その場でキーボードを叩いてくれー。

事務局から議事録が出てくるのは、内部検証とかで時間がかかるらしく、２日後とかですよ。（他の企業は違うのでしょうか？）

下手すると、会議で出された宿題の期限が過ぎていますって！

内容はだいたいわかればよいので、もっとすばやくして欲しいです。

終わって３０分以内に出してくれ！

そうすれば、各々がそれをベースに、自分たちに必要な箇所を抜粋したり、補足したりして、すぐにチームメンバに情報連携できます。

このスピード感こそが、生産性の向上です。

さらに、○○分以内というルールを持つと、緊張感が生まれます。

会議の中に緊張感をもった人がいると、それは必ずその場に伝播します。

当たり前と思うことを疑ってみることです。

一生懸命さは否定しませんが、ビジネスなので常にコスト意識を持ちたいものです。

本日のパパからのメッセージは、

「（会議資料などの）事前準備にこそ力を入れるべきだ！」

です。

そして、パパの「今日のよかった！」は、

「自転車チームのジャージのデザインが決まった！」

です。

Ｗｈｙ？

→　かっこいいから。

　http://ameblo.jp/furufuru0303/image-10385301184-10302644975.html